1. Phiếu chi là gì?

Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 12  về Tài khoản 111 - Tiền mặt có quy định:

Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.

Như vậy, phiếu chi là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận và xác nhận một khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ đã được xuất quỹ thực tế. Nói cách khác, phiếu chi là giấy tờ chứng minh rằng một khoản tiền cụ thể đã được rút ra từ quỹ của doanh nghiệp để thanh toán cho một mục đích nào đó.

Thông tin thường có trên một phiếu chi:

- Tên đơn vị: Tên đầy đủ của doanh nghiệp.

- Số phiếu: Số thứ tự của phiếu chi.

- Ngày lập: Ngày lập phiếu chi.

- Người lập: Người trực tiếp lập phiếu chi.

- Người nhận tiền: Tên và chức vụ của người nhận tiền.

- Mục đích chi: Lý do chi tiêu tiền.

- Số tiền: Số tiền đã chi (bằng chữ và bằng số).

- Chứng từ kèm theo: Các chứng từ liên quan như hóa đơn, phiếu thu...

- Người ký duyệt: Chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt.

Phiếu chi thường được sử dụng trong các trường hợp trả tiền cho các hoạt động nhưmMua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp,xuất quỹ tiền mặt để gửi vào ngân hàng; chi lương, chi đầu tư;chi cho việc xuất quỹ tiền mặt trả tiền trả tiền vay ngắn hạn hoặc dài hạn,...

Lưu ý: Các thông tin trên chỉ mang tính tham khảo.

2. Tổng hợp các mẫu phiếu chi mới nhất 2024 do BTC ban hành

Dưới đây là tổng hợp 06 mẫu phiếu chi do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể như sau:

3. Phương pháp và trách nhiệm ghi phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC?

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Căn cứ Mục 2 Phần B - Giải thích nội dung và phương pháp ghi chép chứng từ kế toán quy định tại Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC, hướng dẫn ghi phiếu chi như sau:

- Góc trên bên trái của chứng từ ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị.

- Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi Phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền.

- Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nhận tiền.          

- Dòng “Lý do chi" ghi rõ nội dung chi tiền.

- Dòng “Số tiền": Ghi bằng số hoặc bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD ...

- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi.

Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi.

Liên 1 lưu ở  nơi lập phiếu.

Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.

Liên 3 giao cho người nhận tiền.

Chú ý:

+ Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.   

+ Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu.