PGS.TS Bế Trung Anh, Ủy viên Thường trực Hội đồng Dân tộc của Quốc hội khẳng định: Trong tiến tình xây dựng một Nhà nước phục vụ, vấn đề kinh tế số, xã hội số được Đảng quan tâm đặc biệt. Văn kiện Đại hội XIII của Đảng đã chỉ rõ, phấn đấu đến năm 2030 hoàn thành xây dựng Chính phủ số, kinh tế số đạt khoảng 30% GDP và đứng trong nhóm 50 quốc gia hàng đầu thế giới, xếp thứ 3 trong khu vực ASEAN về Chính phủ điện tử và kinh tế số.

Trước những chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về chuyển đổi số và xu thế của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang lan tỏa trên toàn cầu, ngành công chứng Việt Nam không thể là ngoại lệ. Trong phiên thảo luận tổ về Dự án Luật Công chứng sửa đổi ngày 17/06/2024, Đại biểu Quốc hội, Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Tô Lâm từng nhấn mạnh: “Luật này, trước hết phải phục vụ cho người dân, nhưng để phục vụ người dân thì phải phục vụ cho nền hành chính quản lý, quản trị xã hội là chính và liên quan đến tính pháp lý, chứng cứ tư pháp, độ chuẩn xác rất lớn”.

Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương đã thể hiện quyết tâm, tập trung lãnh đạo, chỉ đạo hoàn thiện thể chế nhằm tạo lập hành lang pháp lý giúp kiến tạo sự phát triển trên không gian số, giải quyết các vấn đề phát sinh từ thực tiễn chuyển đổi số thời gian vừa qua, giải quyết các “điểm nghẽn” nhằm thúc đẩy phát triển dữ liệu, chuyển đổi số nhanh tại Việt Nam.

Đặc biệt, ngay trong năm 2023, Quốc hội đã thông qua Luật Giao dịch điện tử, Luật Viễn thông và Luật Căn cước, là cơ sở pháp lý quan trọng để đẩy mạnh phát triển dữ liệu. Đây được coi là nền móng cơ bản không chỉ là pháp lý, mà còn là điều kiện thuận lợi ở khía cạnh công nghệ cho bước đầu hiện thực hóa hoạt động chuyển đổi số ngành công chứng.

Chuyển đổi số ngành công chứng gắn với chiến lược xây dựng Chính phủ điện tử và chuyển đổi số quốc gia

Theo Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 25/06/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030 đã nêu rõ nhiệm vụ trọng tâm quốc gia như sau:

“Phát triển các dịch vụ công trực tuyến dựa trên nhu cầu người dân và theo các sự kiện trong cuộc đời, người dân chỉ cung cấp thông tin một lần, tận dụng sức mạnh của công nghệ để phát triển các dịch vụ số mới, đồng thời cắt giảm một số dịch vụ không cần thiết. Triển khai các nội dung khuyến khích người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến, trước hết xem xét để giảm chi phí và thời gian cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.”

Điều đó cho thấy rằng, từ quan điểm, chủ trương của Đảng, Nhà nước, các bộ ngành đều hướng tất cả các hoạt động đổi mới, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số đến phục vụ người dân, vì người dân. Hoạt động công chứng không thể đứng ngoài xu thế này. Từ những căn cứ nêu trên, có thể xác định một số định hướng cơ bản cho ngành công chứng như sau:

Thứ nhất: Cần xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, thống nhất trên phạm vi toàn quốc theo hướng sử dụng công nghệ điện toán đám mây, ưu tiên hình thức thuê dịch vụ chuyên nghiệp. Phương án này phù hợp với các định hướng về xây dựng chính phủ điện tử và chuyển đổi số của Chính phủ đã và đang thực hiện. Phương án này cũng đã được nhiều quốc gia phát triển lựa chọn như Cộng hòa Pháp, Công hòa liên bang Nga, Trung Quốc, Mông Cổ, Hàn Quốc, Uzbekistan, Singapore…

Thứ hai: Xây dựng và triển khai dịch vụ công chứng điện tử, cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến đáp ứng nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

Thứ ba: Phát triển dịch vụ công chứng tương thích và đồng bộ với các dịch vụ công khác trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

Thứ tư: Hiện đại hóa quy trình công chứng, ứng dụng công nghệ, thiết bị hiện đại nhằm tự động hóa việc cung cấp dịch vụ nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp.

Việc luật hóa các quy định liên quan đến chuyển đổi số công chứng cần phân công rõ trách nhiệm đối với cơ quan, tổ chức triển khai. Công chứng là dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện, đang được thực hiện theo chủ trương xã hội hóa mạnh mẽ. Do vậy việc giao thẩm quyền, trách nhiệm cho các tổ chức xã hội nghề nghiệp hoặc tổ chức, cá nhân ngoài Nhà nước triển khai các hoạt động chuyển đổi số là phù hợp với chủ trương và xu hướng chung.

Cần xác định rõ cơ quan, tổ chức nào xây dựng, vận hành, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tập trung; những cơ quan, tổ chức nào xây dựng, quản lý, vận hành, khai thác cơ sở dữ liệu tại các địa phương; cơ quan, tổ chức nào đầu tư, phát triển các ứng dụng phần mềm phục vụ hoạt động công chứng điện tử.

Các định rõ các quy trình công chứng điện tử và phạm vi áp dụng các quy trình đó, có tính đến sự phát triển của các giao dịch công chứng sẽ phát sinh trong tương lai cần phải thực hiện trên môi trường điện tử, ví dụ: các quy trình công chứng, chứng thực từ xa phục vụ cho doanh nghiệp, ngân hàng, công dân Việt Nam ở nước ngoài…

Xác định rõ phạm vi và nội dung của cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm những trường dữ liệu gì và giá trị pháp lý của từng trường dữ liệu. Dữ liệu cần bám sát vào hoạt động nghiệp vụ của công chứng viên và hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

Cần xác định rõ phạm vi và cơ chế bảo mật dữ liệu, trường dữ liệu nào có phạm vi bảo mật đến đâu. Cần đề cao tính bảo mật của dữ liệu công chứng nhưng không có nghĩa là đóng kín hay bảo mật mọi thông tin, vì như vậy sẽ khó triển khai thực hiện và có thể gây lãng phí nguồn lực, tạo ra rào cản cho hoạt động chuyên môn.

Cùng với việc xây dựng các quy định trong Luật Công chứng sửa đổi và các văn bản hướng dẫn chi tiết, việc triển khai chuyển đổi số công chứng cũng cần có thời gian và lộ trình cụ thể.

Thứ nhất: Ngay khi Luật Công chứng sửa đổi có hiệu lực, cần xây dựng các đề án triển khai thí điểm, áp dụng ở các địa phương có đặc thù khác nhau để có thể rút kinh nghiệm trước khi triển khai đồng loạt.

Thứ hai: Việc triển khai thí điểm cần căn cứ trên nhu cầu thực tế của xã hội, bao gồm nhu cầu của người dân và nhu cầu của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng trên cơ sở tự nguyện.

Thứ ba: Cần có chính sách ưu tiên, tạo lợi thế nhất định cho các tổ chức hành nghề công chứng khi áp dụng thí điểm việc chuyển đổi số công chứng để tạo động lực, khuyến khích sự chủ động.

Thứ tư: Cùng với việc chuyển đổi số ngành công chứng, cần có sự chỉ đạo thống nhất để tạo sự đồng bộ về chính sách, nhằm nâng cao hiệu quả của việc chuyển đổi số. Ví dụ như văn bản công chứng điện tử cần phải được các cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ công chấp nhận như văn bản giấy; ngành công chứng cần được tiếp cận dữ liệu một cách chính thức và hợp lý từ các cơ sở dữ liệu quốc gia để có dữ liệu nguồn cho các hoạt động chuyển đổi số.

Trong cuốn sách “Tốc độ của tư duy”, xuất bản năm 1999, Bill Gates đã từng dự báo chính xác “hệ thần kinh kỹ thuật số đã biến bản chất sản xuất của một doanh nghiệp dần trở thành một công ty dịch vụ”. Có nghĩa là, khi công nghệ phát triển và được ứng dụng rộng rãi vào hoạt động của một tổ chức, chắc chắn nó sẽ tác động mạnh mẽ không chỉ đến chức năng của tổ chức, mà còn đến cơ cấu và quy trình hoạt động, cách làm việc của các nhân sự ở tổ chức đó.

Theo quy luật, tác động của công nghệ thông tin cũng có hai mặt. Công chứng viên cũng có thể bị vô hiệu hóa bởi tội phạm công nghệ cao, vì vậy, việc quy định những loại giao dịch nào cần phải công chứng, cũng như chức danh, quyền hạn, trách nhiệm của nhân sự tại tổ chức hành nghề công chứng (công chứng viên, trợ lý công chứng viên) là những chế định tối quan trọng dẫn lối cho hoạt động công chứng công khai, minh bạch, bảo mật, tránh lạm dụng gây phiền hà, lãng phí, tham nhũng, tiêu cực, và cuối cùng là để phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.

Mặc dù hoạt động số hóa ngành công chứng đã được nhắc đến nhiều trong thời gian gần đây, nhưng nhìn một cách tổng thể, nó chưa được thực hiện một cách tương xứng với nhiệm vụ mà ngành công chứng phải gánh vác trong thời điểm hiện nay cũng như sau này. Do vậy, cần có chiến lược rõ ràng, bài bản mà điểm bắt đầu chính là xây dựng các cơ sở pháp lý song hành, đồng bộ, đủ mạnh để làm căn cứ thực hiện.

PGS.TS Bế Trung Anh

Ủy viên Thường trực Hội đồng Dân tộc của Quốc hội