1. Doanh nghiệp phải lưu tài liệu kế toán trong bao lâu?

Căn cứ khoản 5 Điều 41 , tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

- Ít nhất là 05 năm: đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

- Ít nhất là 10 năm: đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Lưu trữ vĩnh viễn: đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Như vậy, thời gian lưu trữ sẽ được quy định khác nhau tùy thuộc vào từng loại tài liệu kế toán.

Lưu ý: Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán (theo khoản 3 Điều 41 ).

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán (Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Các tài liệu kế toán cần phải lưu trữ?

Căn cứ Điều 8 , các tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

(i) Chứng từ kế toán.

(ii) Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

(iii) Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

(iv) Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:

- Các loại hợp đồng.

- Báo cáo kế toán quản trị.

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia.

- Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

- Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán.

- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.

- Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận.

- Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị.

- Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ.

- Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

3. Tài liệu kế toán được lưu trữ ở đâu?

Căn cứ Điều 11 , quy định nơi lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

(i) Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó.

- Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ.

- Lưu ý: Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

(ii) Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện hoạt động tại Việt Nam theo giấy chứng nhận đăng ký hoặc giấy phép hoạt động: Được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán.

Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

(iii) Đối với doanh nghiệp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động: Được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.

(iv) Đối với doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị: Được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định.

(v) Đối với các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách:

- Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới.

- Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định.

- Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới.

- Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.

(vi) Đối với các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán: Lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.

(viii) Đối với tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng: Phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan.

T. Hương (Nguồn: )