Tại bài viết này, PHÁP LUẬT DOANH NGHIỆP sẽ giải đáp “Lưu trữ trực tuyến là gì? Tài liệu lưu trữ điện tử là gì?”. Tuy nhiên, những nội dung khái niệm này chỉ mang tính chất tham khảo.

1. Lưu trữ trực tuyến là gì?

Pháp luật hiện hành không có quy định về “Lưu trữ trực tuyến là gì?”, tuy nhiên theo quy định của Luật Lưu trữ mới nhất về lưu trữ tại khoản 1 Điều 2  (có hiêu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2025) thì lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân.

Theo đó, có thể hiểu lưu trữ trực tuyến hay còn gọi là lưu trữ đám mây, là một dịch vụ cho phép người dùng lưu trữ và truy cập dữ liệu qua Internet. Thay vì lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng của máy tính cá nhân, người dùng có thể sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến để lưu trữ tài liệu, hình ảnh, video và nhiều loại dữ liệu khác trên máy chủ của bên thứ ba.

Một số lợi ích của lưu trữ trực tuyến bao gồm:

- Tiện lợi: Người dùng có thể truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối Internet.

- Bảo mật: Nhiều dịch vụ cung cấp các tính năng bảo mật như mã hóa và sao lưu dữ liệu.

- Chia sẻ dễ dàng: Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tệp tin với người khác thông qua liên kết.

- Dung lượng linh hoạt: Nhiều dịch vụ cho phép người dùng mở rộng dung lượng lưu trữ theo nhu cầu.

Một số dịch vụ lưu trữ trực tuyến phổ biến bao gồm Google Drive, Dropbox, OneDrive và iCloud.

Giải đáp: Lưu trữ trực tuyến là gì; Tài liệu lưu trữ điện tử là gì (Ảnh minh họa – Nguồn từ Internet)

2. Tài liệu lưu trữ điện tử là gì?

Căn cứ theo khoản 2 và khoản 4 Điều 2, Điều 32, Điều 37 , quy định những nội dung sau đây:

2.1. Tài liệu điện tử là gì?

(i) Tài liệu là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin. Tài liệu bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử.

(ii) Tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.

2.2. Tài liệu lưu trữ điện tử là gì?

(i) Tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác.

(ii) Tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số bao gồm:

- Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số.

- Bản số hóa tài liệu lưu trữ.

(iii) Tài liệu lưu trữ điện tử khác là tài liệu được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự, không bao gồm tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số quy định tại khoản (ii) Mục này.

2.3. Lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác là gì?

(i) Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử khác được thực hiện phù hợp với tính chất vật mang tin của tài liệu lưu trữ điện tử đó.

(ii) Tài liệu lưu trữ điện tử khác được chuyển đổi sang tài liệu lưu trữ số để thuận tiện cho quá trình quản lý, sử dụng và phát huy giá trị.

Bên cạnh đó, tại Điều 31  quy định về phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử như sau:

Điều 31. Phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử

Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu điện tử phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Mục 1 Chương này và quy định cụ thể tại Mục này.

N. H. Thủy (Nguồn: )