Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Thực tiễn đã chứng tỏ những lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực mang lại cho doanh nghiệp. Nó không chỉ thiết thực với mỗi doanh nghiệp, mà còn thiết thực với cả ngành thuế.

Ảnh minh hoạ 

Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Với hóa đơn giấy, thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn khá rườm rà. Doanh nghiệp mất nhiều thời gian chờ đợi cơ quan Thuế cấp phép. Sau khoảng 7 ngày, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đi đặt in. Số lượng bản in là cố định, hóa đơn đã in phải mang về lưu trữ tại doanh nghiệp.

Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực là xóa bỏ những công đoạn không cần thiết. Với hóa đơn xác thực, doanh nghiệp sẽ được tự thiết kế mẫu và phát hành hóa đơn điện tử. Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua Website và Email. Cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho doanh nghiệp ngay trong ngày thông qua Email. Như vậy, hóa đơn xác thực giúp phát hành hóa đơn nhanh hơn 7 lần so với hóa đơn giấy.

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Để in mỗi quyển hóa đơn giấy thì trung bình phải trả từ 300 nghìn đến 500 nghìn đồng. Trung bình, doanh nghiệp sẽ cần in từ 5 đến 10 quyển mỗi lần. Tức là sẽ mất khoảng 3 triệu đến 5 triệu đồng mỗi lần in.

Chưa kể với các doanh nghiệp lớn, số lượng cần in này sẽ tăng lên. Như vậy chi phí của doanh nghiệp sẽ tăng lên tới cả chục triệu đồng mỗi lần in hóa đơn. Chưa kể để gửi tới khách hàng, sẽ phát sinh phí chuyển phát nhanh. Số lượng hóa đơn càng lớn chi phí này sẽ càng lớn.

Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực ở đây là không cần thiết phải in hóa đơn. Để gửi cho khách hàng, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử. Vậy hóa đơn xác thực đã giúp giảm chi phí in hóa đơn của doanh nghiệp về 0.

Giảm các thủ tục hành chính

Việc quản lý hóa đơn giấy phải nhất thiết cẩn thận. Nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải giải trình chi tiết và hợp lý với cơ quan Thuế.

Hàng tháng, kế toán sẽ phải thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn như: Số hóa đơn đã sử dụng; Số hóa đơn bị hỏng do gạch xóa; Số hóa đơn chưa được sử dụng để cơ quan Thuế kiểm soát tình hình tài chính của công ty.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã xác thực sẽ không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của doanh nghiệp đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của tổng cục Thuế.

Tăng mức độ tin cậy của doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử có thể chứa các thông tin nhận diện của doanh nghiệp như logo, hình ảnh. Bên cạnh đó, mã số xác thực được cấp bởi tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng của doanh nghiệp dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website của Thuế để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn.

Việc trao đổi hóa đơn điện tử giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng đơn giản hơn rất nhiều, thay vì phải chuyển phát nhanh giống như hóa đơn giấy, giờ đây hóa đơn có thể được thông báo qua internet với nhiều phương thức tiện lợi và chuyên nghiệp hơn như Email, SMS,…

Sử dụng hoá đơn điện tử mang lại lợi ích cho cả cộng đồng doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước. Điều này chính là một cơ sở vững chắc để khẳng định: Hóa đơn xác thực sẽ trở thành một xu thế tất yếu trong các giao dịch kinh tế.

Hà Trần