Theo đó, Cục Sở hữu trí tuệ đã xây dựng Cổng dịch vụ công trực tuyến và cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 cho tất cả các TTHC liên quan đến xác lập quyền SHCN từ tháng 01/2017. Cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ sử dụng phương thức xác thực điện tử bắt buộc cho mỗi tài khoản đăng ký nộp đơn trực tuyến, đảm bảo định danh người nộp đơn, giảm thiểu các tranh chấp pháp lý về quyền nộp đơn, đồng thời bảo vệ thông tin của người nộp đơn SHCN.

Số lượng đơn đăng ký xác lập quyền SHCN được nộp qua Cổng dịch vụ công trực tuyến có xu hướng tăng: năm 2019, con số này là 14.820 đơn, chiếm 16% so với tổng số đơn đăng ký xác lập quyền SHCN được nộp vào Cục Sở hữu trí tuệ và tăng 3% so với năm 2018. Trong năm 2020, trong khoảng thời gian thực hiện chủ trương của Chính phủ về giãn cách xã hội phòng chống dịch Covid-19, số lượng đơn SHCN được nộp qua Cổng dịch vụ công trực tuyến tăng đột biến. Cục Sở hữu trí tuệ đã kịp thời ban hành các hướng dẫn nộp đơn trực tuyến, thiết lập tổ công tác và đường dây nóng để hỗ trợ người nộp đơn.

Cũng trong năm 2020, mặc dù dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp và tác động không nhỏ đến hoạt động của Cục, Cục Sở hữu trí tuệ đã thực hiện tích hợp 03 TTHC (thủ tục đăng ký nhãn hiệu, duy trì hiệu lực văn bằng bảo hộ, gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ) lên Cổng dịch vụ công quốc gia để bắt đầu triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 4. Đây đều là các TTHC phát sinh số lượng hồ sơ lớn.

Hiện nay, Cục Sở hữu trí tuệ đang tiếp tục thực hiện tích hợp 23 TTHC còn lại lên Cổng dịch vụ công quốc gia. Việc tích hợp các TTHC lên Cổng dịch vụ công quốc gia giúp các tổ chức, cá nhân nộp đơn qua hệ thống này mà không cần phải đến nộp đơn trực tiếp tại Cục. Đồng thời, thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, người nộp đơn có thể cập nhật tình hình và kết quả giải quyết TTHC.

Bên cạnh việc vận hành và từng bước hoàn thiện hệ thống nộp đơn trực tuyến, Cục Sở hữu trí tuệ cũng đã thành lập và kiện toàn hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông (Bộ phận Một cửa). Tất cả các TTHC tại Cục Sở hữu trí tuệ đều đã được thực hiện qua Bộ phận Một cửa. Mới đây, ngày 01/12/2020, Cục Sở hữu trí tuệ đã thành lập và đưa vào hoạt động thử nghiệm Bộ phận hướng dẫn, tư vấn đăng ký SHCN (gọi tắt là IP Help Desk). Bộ phận này có chức năng hướng dẫn thủ tục liên quan đến đơn đăng ký SHCN và các đơn SHCN khác; tư vấn, hướng dẫn, trả lời các thông báo về việc xử lý đơn đăng ký SHCN do Cục Sở hữu trí tuệ ban hành; tiếp nhận thông tin và giải đáp thắc mắc của tổ chức, cá nhân liên quan đến tình trạng thẩm định đơn và các vấn đề khác trong lĩnh vực SHCN và phối hợp với các đơn vị có TTHC liên quan để trả lời, giải đáp thắc mắc của tổ chức, cá nhân.

Tuy nhiên, việc triển khai thực hiện các biện pháp nêu trên vẫn còn một số hạn chế, bất cập. Hệ thống Cổng dịch vụ công trực tuyến hoạt động chưa ổn định, người nộp đơn mới chỉ thực hiện được nộp hồ sơ trực tuyến và vẫn phải đến giao dịch trực tiếp với Cục đối với các thủ tục khác như sửa đổi, bổ sung đơn hoặc trả lời các thông báo của Cục. Cục cũng chưa thực hiện trả kết quả trực tuyến. Bên cạnh đó, việc kiểm soát nghiệp vụ và kỹ thuật trong quá trình xây dựng và vận hành Cổng dịch vụ công trực tuyến, đáp ứng việc triển khai danh mục TTHC ưu tiên trên môi trường điện tử cũng như tiêu chí đánh giá chất lượng thực hiện TTHC nói chung và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử nói riêng cũng chưa được xây dựng và thực hiện. 

Để tiếp tục thực hiện đơn giản hóa, hiện đại hóa, công khai minh bạch trình tự và thủ tục hành chính liên quan đến xác lập quyền SHCN, Cục Sở hữu trí tuệ cần tăng cường thực hiện một số giải pháp sau:

Một là, về quy định pháp luật, cần tiếp tục rà soát, đơn giản hoá các quy định về TTHC, đặc biệt là các quy định liên quan đến thủ tục khiếu nại, thủ tục xử lý ý kiến của người thứ ba, thủ tục kiểm soát an ninh đối với sáng chế, thủ tục sửa đổi, bổ sung và chuyển giao đơn... Bên cạnh đó, tiếp tục rà soát, đánh giá, lựa chọn nhóm TTHC và TTHC ưu tiên thực hiện trên môi trường điện tử cũng như rà soát, đơn giản hoá quy trình tiếp nhận, giải quyết TTHC để phù hợp với việc thực hiện giải quyết TTHC trên môi trường điện tử.

Hai là, nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, Cổng dịch vụ công trực tuyến, bảo đảm các tiêu chí, quy định về chức năng, tính năng kỹ thuật, yêu cầu kết nối, tích hợp, chia sẻ lưu trữ dữ liệu, giải pháp xác thực, phương thức thanh toán trực tuyến; thực hiện quản lý, bảo vệ, định kỳ kiểm tra, rà soát, khắc phục sự cố, tăng cường các biện pháp bảo đảm an toàn, an ninh thông tin đối với Cổng dịch vụ công trực tuyến. Ngoài ra, cần triển khai nghiên cứu, xây dựng Hệ thống thông tin một cửa điện tử của Cục Sở hữu trí tuệ và hoàn thành việc tích hợp các TTHC trên Cổng dịch vụ công trực tuyến, Hệ thống thông tin một cửa điện tử lên Cổng dịch vụ công quốc gia.

Ba là, cần nghiên cứu, xây dựng quy trình kiểm soát nghiệp vụ (đánh giá sự cần thiết, tính hợp lý, hợp pháp, hiệu quả trong quá trình lựa chọn TTHC) và kỹ thuật trong quá trình xây dựng và vận hành Cổng dịch vụ công trực tuyến, đáp ứng việc triển khai danh mục TTHC ưu tiên trên môi trường điện tử cũng như tiêu chí đánh giá chất lượng thực hiện TTHC nói chung và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử nói riêng trong lĩnh vực SHCN.

Đơn giản hóa, hiện đại hóa, công khai minh bạch trình tự và TTHC là xu thế tất yếu, phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế cũng như xây dựng Chính phủ kiến tạo. Đây cũng chính là một trong các nhiệm vụ, giải pháp quan trọng nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước được nêu trong Chiến lược sở hữu trí tuệ đến năm 2030. Việc đơn giản hóa, hiện đại hóa, công khai minh bạch trình tự và TTHC tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân nộp đơn đăng ký xác lập quyền SHCN tiết kiệm được chi phí, qua đó, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, đồng thời tạo động lực cho cơ quan xác lập quyền nâng cao năng lực, hiện đại hóa tổ chức.

Minh Anh