Phát triển từ nền tảng Văn phòng điện tử E-Office

Từ năm 1999, PC Quảng Ninh đã sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử E-Office. Đây là phần mềm đầu tiên của EVN, và đến nay đã trải qua bốn phiên bản (E-Office 1.0, 2.0, 2.3 và 3.0). Văn phòng điện tử E-Office đã chứng minh được vai trò quan trọng trong giải quyết, điều hành công việc hàng ngày của Tập đoàn và góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính.

Việc triển khai E-Office đối với PC Quảng Ninh nói riêng và các đơn vị trong toàn ngành Điện nói chung đã đánh dấu sự chuyển dịch rõ nét từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến, qua đó tạo tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

Theo đó, văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Cụ thể, PC Quảng Ninh thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác Văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 9/3/2020. Cùng với đó, Đơn vị cũng tiến hành đăng ký lịch công tác, lịch sử dụng phương tiện; Lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ điện tử qua hệ thống E-Office 3.0 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Tuy nhiên, hệ thống E-Office có một số tồn tại như: nền tảng công nghệ cũ, tính năng không đồng đều, hạn chế về phiên bản di động, chưa liên kết với các phần mềm khác,… Do đó, tháng 10/2019, Tập đoàn đã giao Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) tổ chức xây dựng hệ thống Văn phòng số Digital-Office thay thế cho E-Office 3.0.

Theo đó, Digital-Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới, đảm bảo tính mở rộng và phù hợp định hướng công nghệ của Tập đoàn, phù hợp việc chuyển đổi số trong EVN. Hệ thống đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ và nâng cao trải nghiệm người dùng.

Văn phòng số D-Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ số mới, đảm bảo tính mở rộng, tương thích đồng bộ trên Web, Tablet, Smart Mobile và phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong EVN.

Hiệu quả từ D-Office

Hệ thống gồm đầy đủ các phân hệ trên E-Office 3.0 như: Phân hệ Văn thư, Phân hệ Văn bản đến, công việc, Phân hệ Văn bản đi/Phân hệ Văn bản đi nội bộ, Hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị,... Bên cạnh đó, hệ thống cũng được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của EVN.

Đặc biệt hệ thống Digital-Office cũng được tích hợp với hệ thống Quản lý nguồn nhân lực HRMS, EVNCA, EVNPORTAL, IMIS xây dựng các chuẩn, khai thác tích hợp các dịch vụ tiện ích văn phòng; Hoàn thiện biểu mẫu báo cáo điện tử; ứng dụng công nghệ Speech-to-text trong xử lý, điều hành công việc. Qua đó, làm cơ sở cho việc phát triển và hoàn thiện giải pháp Văn phòng điện tử trong giai đoạn tiếp theo.

Theo số liệu thống kê cho thấy, từ tháng 12/2021 tới nay, hệ thống D-Office PC Quảng Ninh đã xử lý 6.476 văn bản đến, 5.777 văn bản đi và 80 danh mục hồ sơ tài liệu được lập và lưu trữ điện tử. Đây là khối lượng văn bản, hồ sơ được luân chuyển, phát hành và lưu trữ dưới dạng số hóa.

Nhiều mục tiêu trong xu thế mới

Theo kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2022-2025, PC Quảng Ninh tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong cán bộ công nhân viên; Hoàn thành việc rà soát, xây dựng lưu đồ giải quyết công việc; Xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; Kết nối gửi, nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa EVNNPC với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành Điện với nhau (trừ tài liệu mật).

Bên cạnh đó, Đơn vị cũng sẽ tập trung hoàn thành di động hóa các ứng dụng phục vụ cán bộ công nhân viên và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp với nền tảng phân tích dữ liệu lớn, tổng hợp và cảnh báo về việc trùng lặp, chồng chéo giữa các văn bản theo lộ trình của EVN.

Năm 2022, với chủ đề “Thích ứng linh hoạt an toàn hiệu quả”, công tác chuyển đổi số toàn diện các lĩnh vực đang được diễn ra mạnh mẽ trong toàn ngành Điện, thông qua việc triển khai các ứng dụng dựa vào trí tuệ nhân tạo, giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. PC Quảng Ninh đang quyết liệt thay đổi để tạo ra lợi ích kinh tế và môi trường làm việc vô cùng chuyên nghiệp.

Ngọc Lan